Better communication with people of the opposite type (Part 2)

By Thoa, Project Coordinator
November, 2022

(5-min-reading)

In the first part, we covered the definitions of introversion and extroversion as well as the key distinctions between the two personalities. In this part, I hope you can discover some suggestions on how to interact with others more effectively at the workplace.

Trong bài lần trước, chúng ta đã nói về định nghĩa của tính hướng nội và tính hướng ngoại cũng như điểm khác nhau mấu chốt giữa hai kiểu tính cách này. Trong bài này, tôi hy vọng bạn sẽ tìm thấy được một số gợi ý về cách tương tác với người khác hiệu quả hơn tại nơi làm việc.

Solve misunderstandings, find a common voice.

Xóa bỏ ngộ nhận, tìm được tiếng nói chung.

TOUCH QUIET LAKE: How to better communicate between extroverts and introverts

MẶT HỒ TĨNH LẶNG: Làm sao để người hướng ngoại và người hướng nội giao tiếp với nhau tốt hơn.

Here are some tips I know and practice everyday to improve my communication. I hope you will find them useful, especially if you want to have a good conversation with an introvert.

Dưới đây là một số lời khuyên tôi được biết và đang thực hành mỗi ngày để giao tiếp tốt hơn. Tôi hi vọng bạn sẽ thấy chúng hữu ích, đặc biệt nếu bạn đang muốn có một cuộc nói chuyện hay ho với một người hướng nội.

Everyone shines, given the right lighting.
Mỗi người đều rực rỡ khi được chiếu sáng thích hợp.

– Susan Cain

1. Respect when someone needs space.

1. Thấu hiểu khi ai đó cần không gian riêng.

When I sat down with my friend and listened about her efforts to engage with the new company, trying to participate in activities that are often considered ‘extroverts only’, I realized how important it is to care about the feelings of introverts in a group.

Khi tôi lắng nghe một người bạn của mình kể về những nỗ lực của cô ấy ở công ty mới trong các hoạt động tập thể mà thường được thiết kế chỉ dành cho những người hướng ngoại, tôi nhận ra tầm quan trọng của việc quan tâm với cảm xúc của người hướng nội trong một nhóm như thế nào.

Another time, my friend said that he often had to meet partners and attend parties. In all of those times, when he finds that the stimulus from the outside environment is too great, he will go to a private space to be alone in 10 minutes. That way, he’ll have more energy for the rest of the party.

Một lần khác, bạn tôi nói rằng anh ấy thường xuyên phải đi gặp khách hàng và tới các bữa tiệc. Trong những lần đó, khi cảm thấy có quá nhiều kích thích từ môi trường bên ngoài, anh ấy sẽ tìm một không gian và ở một mình trong khoảng 10 phút. Bằng cách này, anh ấy có thêm năng lượng để tiếp tục những hoạt động sau đó.

The fact that you respect the differences of each person not only shows that you are respecting the other person or making them more confident, but also brings efficiency in communication at the workplace.

Việc bạn tôn trọng sự khác biệt của mỗi người không chỉ thể hiện bạn đang thấu hiểu người khác hay khiến họ tự tin hơn mà còn khiến giao tiếp nơi làm việc hiệu quả hơn.

As I said, introverts need their own space by themself to gain energy while they’re in an environment that has too much stimulation. Therefore, if you observe someone sitting alone, please don’t think anything strange about it and consider that they may not be in any trouble.

Như đã nói, người hướng nội cần không gian riêng của họ để nạp năng lượng khi họ ở trong một môi trường quá nhiều kích thích. Do đó, nếu bạn thấy ai đó ngồi một mình, xin đừng nghĩ điều đó là bất bình thường và cân nhắc rằng có thể họ không gặp rắc rối gì đâu.

2. Make the first move. Deep talk.

2.Chủ động bắt chuyện. Những cuộc nói chuyện có chiều sâu.

Instead of dealing with 100 topics at once, introverts tend to tackle each topic in turn.
Thay vì nói 100 chủ đề một lần, người hướng nội thích trao đổi từng chủ đề một.

Don’t feel that introverts are too distant or cold if they don’t take the initiative to have a conversation with you. When I ask “Why are you not the person to begin a conversation?”, a lot of  introverts tell me there is a bigger question that pops up in their head when they want to reach out to another person (also, sometimes myself): WHAT IF?

What if they reject me?
What if they don’t respond to me?
What if they answer, what should I say next?

Đừng cảm thấy một người hướng nội quá xa cách hay lạnh lùng nếu họ không chủ động bắt chuyện với bạn. Khi tôi hỏi “Tại sao bạn thường không phải là người chủ động bắt chuyện?”, hầu hết người hướng nội nói với tôi rằng luôn có một câu hỏi lớn xuất hiện trong đầu họ khi họ muốn bắt chuyện với người khác (đôi khi tôi cũng vậy): NẾU NHƯ?

Nếu như họ từ chối tôi thì sao?
Nếu như họ không trả lời tôi thì sao?
Nếu như họ phản hồi, tôi nên nói gì tiếp theo đây?

This makes more sense when an introvert goes to a big group like an event.

Điều này càng thể hiện rõ hơn khi một người hướng nội ở trong một nhóm lớn, chẳng hạn như một sự kiện.

Well, first of all my advice to introverts in this situation is: don’t worry too much about what the other person thinks and just make a first move.

Chà, lời khuyên của tôi cho những người hướng nội trong trường hợp này là: đừng nghĩ quá nhiều về việc người khác sẽ nghĩ gì và cứ sẵn sàng bắt chuyện.

If you are not an introvert, it is useful to know that if you want to approach an introvert, the best way is to make the first move, in a gentle way. Don’t say something like: “Why are you so quiet?” or “ You need to speak more!”.

Nếu bạn không phải là người hướng nội, điểm tôi đề cập ở trên sẽ hữu ích khi bạn muốn bắt chuyện với người hướng nội, cách tốt nhất là hãy cứ bắt chuyện trước, theo một cách nhẹ nhàng. Đừng nói những câu đại loại như: “Sao bạn im lặng quá vậy?” hay “Bạn cần phải nói nhiều hơn!”.

Believe me, those things can make them feel overwhelmed and shy. The more you push them to speak in an aggressive way, the more you make them feel uncomfortable.

Tin tôi đi, những điều này có thể làm họ cảm thấy bị lấn át và ngại ngùng hơn. Bạn càng cố thúc ép họ nói chuyện, bạn càng làm họ cảm thấy không thoải mái.

Instead of that, opening conversation with a specific question will make it easier for them to engage with the group. Ok, now you have already started a conversation with them. How can you have a quality conversation?

Thay vào đó, mở đầu cuộc trò chuyện bằng những câu hỏi cụ thể sẽ khiến họ dễ dàng thoải mái nói chuyện hơn trong một nhóm. Bây giờ, bạn đã có thể mở đầu cuộc trò chuyện với họ theo cách dễ chịu. Tiếp theo hãy suy nghĩ làm sao để bạn có một cuộc trò chuyện chất lượng?

Introverts are more attracted to specific and in-depth conversations than small talk on a dozen different topics. This can also be explained by the distinction between introverts’ and extroverts’ brains as I mentioned before.  Instead of dealing with 100 topics at once, introverts tend to tackle each topic in turn. Try to sit down and talk to your introverted friend about a specific topic, you will be surprised at how interesting your friend is.

Người hướng nội dễ thu hút bởi những cuộc nói chuyện có chủ đề cụ thể và có chiều sâu hơn là những cuộc nói chuyện nhỏ với hàng tá chủ đề khác nhau. Điều này có thể giải thích bởi sự khác nhau trong việc xử lý thông tin của bộ não giữa người hướng nội và người hướng ngoại tôi đã nói đến ở trên. Thay vì nói 100 chủ đề một lần, người hướng nội có xu hướng trao đổi từng chủ đề một. Hãy thử ngồi xuống và nói chuyện với một người bạn hướng nội về một chủ đề chủ thể, bạn sẽ thấy người bạn của mình thực sự thú vị đấy.

3. Practice active listening.

3. Chủ động lắng nghe

Everyone you will ever meet knows something you don’t.
Mỗi người mà bạn gặp đều có thứ mà bạn chưa biết.

– Bill Nye

In the workplace, listening is just as crucial to communication as speaking. Listening to others’ ideas rather than just trying to share your own is a crucial component of working collaboratively with others.

Trong môi trường làm việc, lắng nghe cũng là một quan trọng trong giao tiếp như việc nói. Lắng nghe ý tưởng từ người khác thay vì chỉ cố gắng nói điều mình muốn là một yếu tố quan trọng trong việc cộng tác  với người khác.

It’s easy to see that Introverts are better listeners than extroverts!

Thật dễ để thấy người hướng nội lắng nghe tốt hơn người hướng ngoại!

Hold on! Don’t object to me yet.

Đợi chút! Khoan hãy phản bác tôi.

I don’t mean all introverts are good at active listening and all extroverts are always bad at it. My friend is an extrovert and has a really good listening skill. I learned a lot from her. Active listening is a skill that anyone belonging to any personality needs to learn and improve on. 

Tôi không có ý tất cả người hướng nội đều lắng nghe tốt và tất cả người hướng ngoại luôn luôn tệ ở khoản này. Tôi có một người bạn hướng ngoại rất biết cách lắng nghe người khác. Tôi thực sự học hỏi rất nhiều từ cô ấy. Chủ động lắng nghe là một kỹ năng tất cả mà dù bạn thuộc bất kể kiểu tính cách nào cũng cần học và nâng cao.

But What do I mean here?

Nhưng điều mà tôi muốn nói đến ở đây là gì?

Introverts have the advantage that they like to listen more than they talk, so they obviously have more time, get used to listening, then when actively practicing this skill, they seem to do better than extroverts.

Người hướng nội có ưu thế khi họ thích nghe hơn là nói, vì vậy rõ ràng họ có nhiều thời gian lắng nghe hơn, và khi họ chủ động luyện tập kỹ năng lắng nghe, có vẻ như họ sẽ làm tốt hơn người hướng ngoại.

Naturally, this is a challenge for extraverts who are easily excited and distracted by their environment. They also often ‘listen to reply’ rather than ‘listen to understand’. Therefore, extroverts may struggle with building genuine relationships because of their tendencies to dominate conversations and have difficulty to actively listen.

Theo bản năng của tính hướng ngoại, đây sẽ là một thử thách lớn khi mà họ dễ dao động hay mất tập trung bởi môi trường xung quanh. Họ cũng thường “nghe để trả lời” hơn là “nghe để hiểu”. Do đó, người hướng ngoại có thể sẽ gặp vài khó khăn khi muốn xây dựng một một quan hệ chân thành bởi họ có xu hướng chi phối những cuộc trò chuyện và khó chủ động lắng nghe người khác.

To improve communication, there are two simple considerations you should take when listening:

• Pay attention! Listen to the other person without thinking about how to reply. If you have something you want to say, jot it down and go back later so you can focus on listening instead of trying to remember the thing you want to say next.

  Thực sự chú tâm! Lắng nghe người đối diện mà không liên tục nghĩ cách để trả lời ra sao. Nếu bạn có điều gì thực sự muốn nói, hãy ghi lại và quay lại sau đó để có thể hoàn toàn lắng nghe thay vì chỉ cố gắng nhớ những gì mà bạn muốn nói tiếp theo.

• Ask For Clarifications! Don’t assume that you completely understand. It’s a good idea to ask questions that are relevant to the speaker’s topic in order to better understand what they are saying, as well as to let them know you are paying attention and value what they have to say.

  Làm rõ ý tưởng! Đừng cho rằng bạn hoàn toàn hiểu đúng những gì bạn nghe. Thật tốt nếu bạn biết đặt những câu hỏi liên quan đến chủ đề của người nói để hiểu rõ hơn những gì họ đang nói, cũng như để họ biết rằng bạn đang chú ý và coi trọng những gì họ nói.

In the end, I want to highlight that both extroverts and introverts are essential in the workplace. The company will grow when they recognize and support all of its employees, regardless of personality type. Talent, productivity and innovation can come from anyone.

Cuối cùng, tôi muốn nhấn mạnh rằng cả người hướng ngoại và người hướng nội đều là những yếu tố cần thiết trong một môi trường làm việc. Tổ chức sẽ thực sự phát triển khi nhận ra và hỗ trợ tất cả nhân viên thuộc bất kỳ kiểu tính cách nào. Tài năng, hiệu quả và sự đổi mới có thể đến từ bất cứ ai.

Disclaimer: All opinions expressed in this article are solely based on my own research and observations. Each person will have a different personality, so I do not intend to imply that the information in this post is accurate for everyone. All available content on this article is only for informational purposes.

Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Tất cả các ý kiến được trình bày trong bài viết này chỉ dựa trên nghiên cứu và quan sát của riêng tôi. Mỗi người sẽ có một tính cách khác nhau, vì vậy tôi không có ý định ám chỉ rằng thông tin trong bài đăng này là chính xác cho tất cả mọi người. Tất cả nội dung có sẵn trên bài viết này chỉ dành cho mục đích thông tin.